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Shirley Solano es MBA de la Universidad de Costa Rica con énfasis en Mercadeo.  También posee un Bachillerato en English as a Second Languate de la Universidad Internacional de las Américas.  Cursa actualmente una Maestría en Traducción en la Universidad Nacional de Costa Rica.  Concluyó el programa de Coaching for Leadership de Case Western Reserve University

Actualmente en GBM se desempeña como Gerente Regional de Operaciones y Canales de Software.

En su trayectoria y experencia profesional destacan:

  •  Asistente de Operaciones y Canales de Software.
  • +15 años en GBM.
  • Servicios de Educación en GBM COSTA RICA
  • Ejecutiva de Cuentas Internacionales en GBM COSTA RICA

Reglas de oro para el email

01 Noviembre, 2018 | Los colaboradores de las empresas invierten en promedio la cuarta parte de su semana de trabajo revisando y contestando emails, y a pesar de que estamos siempre atentos a la tecla de responder, es necesario revisar las reglas para eso. Debido al volumen de mensajes que leemos y escribimos, podríamos estar más propensos a cometer errores, y esos errores pueden tener serias consecuencias. Incluya el asunto claro y conciso. Ejemplos de un buen asunto son “la fecha de la reunión cambió”, “pregunta sobre su presentación”, “sugerencias  a  su  propuesta”.  Los  destinatarios abrirán el email basados en la línea de asunto. Escoja uno que le indique al lector que usted le está enviando preguntas o asuntos del negocio. Que sus emails sean cortos. No intimide a los destinatarios con mucho texto. Su mensaje debe ser fácil de leer. Si el email se va a extender, es mejor que incluya un adjunto. La puntuación es importante, en los emails también. Las comas, puntos, guiones y punto y coma – todos existen por una razón: hacen que sea más fácil entender el significado de una oración. No haga la vida más difícil y menos interesante para los destinatarios de sus emails. Preste alguna atención – no demasiada – a la puntuación. Utilice los acrónimos con cuidado. ¿FYI? No todos saben cada acrónimo, y estas abreviaturas no ahorran tanto tiempo, así que: - Utilice muy pocos acrónimos, y solamente aquellos que usted sabe que el destinatario conoce. - No utilice acrónimos relacionados con religión, género, raza, etc. Piénselo dos veces antes de oprimir “Responder a todos”. Nadie quiere leer correos para 20 personas, que no tienen ninguna relación con su trabajo. Ignorarlos puede ser difícil, cuando recibimos notificaciones de nuevos mensajes en los teléfonos o si distraen con alerta en las pantallas de la computadora. No envíe un “responder a todos” a no ser que todas las personas en la lista deban recibir ese email. Incluya la firma en el email. Debe darle al lector alguna información sobre si mismo. Generalmente, se estila que indique su nombre completo, posición, nombre de la empresa y su información de contacto, incluyendo un número de teléfono. También puede agregar un poco de publicidad de si mismo, pero sin abusar con frases célebres o con dibujos. Utilice el mismo tipo y tamaño de letra y color que utilizó para el email. Utilice un saludo profesional. No utilice expresiones coloquiales tales como, “chicos”, “a todos” o “amigos”. Si va a escribir casual no debe afectar el saludo de su email. “Amigos”, es una manera informal de saludo y generalmente no se debe utilizar en el trabajo.  Y “a todos” tampoco está bien.   Utilice un “hola”. También se aconseja no utilizar el diminutivo del nombre de la persona. Refiérase a “Hola Fernando”, a no ser que esté seguro de que la persona prefiere que lo llamen “Fer” Utilice los signos de exclamación apropiadamente. Si escoge usar un signo de exclamación, utilice solo uno para denotar emoción. Nos podemos dejar llevar y colocar un número de signos de exclamación al final de las oraciones. El resultado puede ser muy emocional o inmaduro. Los signos de exclamación deben ser utilizados racionalmente en la escritura. Tenga cuidado con el humor. El humor puede fácilmente perderse en la transferencia sin el tono correcto o la expresión facial. En un intercambio profesional, es mejor dejar el humor fuera de los emails a no ser que usted y el receptor se conozcan bien. También, algo que usted piensa que es divertido podría no resultar divertido para alguien más. Algo que se perciba como divertido cuando se habla puede ser interpretado muy diferente cuando se lee. Cuando tenga dudas, mejor no lo incluya. Sepa que las personas de otras culturas hablan y escriben diferente. Los errores de comunicación pueden ocurrir fácilmente debido a diferencias culturales, especialmente cuando escribimos, pues no podemos ver el lenguaje corporal de la otra persona. Acomode su mensaje de acuerdo con la cultura del receptor o de acuerdo con el conocimiento que tenga de esa persona. Una buena regla para tener en cuenta es que en las culturas de alto contexto (Japonesa, Arabe o China) quieren conocerlo antes de hacer negocios con usted. Por lo tanto, puede ser común que los asociados de negocios de esos países sean más personales cuando escriben. Por otro lado, personas de culturas de bajo contexto (Alemana, Americana o Escandinava) prefieran ir al punto de inmediato. Responda los emails, aunque hayan sido enviados a usted por error. Es difícil responder a cada email que recibe, pero debe tratar de hacerlo. Esto incluye un correo que fue accidentalmente enviado a usted, especialmente si el que envía espera una respuesta. No se requiere que prepare una respuesta, pero es bueno como etiqueta de email, especialmente si la persona trabaja en la misma empresa o tipo de industria que usted. Ejemplo de respuesta:  “sé que está muy ocupado, pero creo que este correo no es para mi, y quería que supiera para que lo pueda enviar a la persona correcta.” Revise cada mensaje antes de enviar. Sus errores no pasarán inadvertidos por los receptores del email, y dependiendo del receptor, será juzgado por cometerlos. No se confíe del autocorrector. Lea y relea su correo un par de veces, preferiblemente en voz alta, antes de enviarlo. Un supervisor quiso escribir “lamento el inconveniente”, y en vez de eso, por confiar el en autocorrector escribió “lamento el inconsciente” Agregue las direcciones de correo al terminar. No querrá enviar un email accidentalmente cuando aún no lo ha terminado de escribir y revisar, aún cuando esté respondiendo el mensaje, por precaución borre los destinatarios e insértelos cuando esté seguro de que el mensaje está listo para ser enviado. Revise dos veces que escogió el destinatario correcto. Debemos tener mucho cuidado cuando escribimos el nombre en la línea de “para”. Es fácil seleccionar el nombre incorrecto, que puede ser engorroso para usted y para la persona que recibe el correo por error. Utilice un tipo de letra clásico. “Purple Comic Sans” tiene un tiempo y lugar (¿tal vez?) pero para correspondencia, utilice tipos de letra, colores y tamaños de corte clásico. Regla de oro: sus emails deben ser fáciles de leer para los demás. Generalmente, es mejor usar tipo 10 o 12 puntos y el Arial, Calibri, o Times New Roman que son fáciles de leer. En relación con el color, el negro es la elección más segura. Cuide el tono. Al igual que las bromas se pueden confundir en la traducción, el tono se puede malentender sin el contexto; que se puede tener cuando se habla y se tienen expresiones faciales. De tal manera, es fácil que se pueda ser mas abrupto de lo que se intentó ser.   Si usted quiso decir “directo”, ellos pueden entender “enojado y brusco” Para evitar malentendidos, lea el mensaje en voz alta antes de enviarlo “si suena rudo para usted, también tendrá el mismo efecto en el lector”. Para mejores resultados, evite usar palabras negativas (“falla”, “incorrecto” ó “negligencia”), y siempre indique “por favor” y “gracias”. No existe un email confidencial, piense dos veces antes de enviar la información. Siempre recuerde lo que un exdirector de la CIA olvidó, cada correo electrónico deja una huella. Una guía básica es asumir que otros verán lo que escribió, así que no escriba nada que no quisiera que otros vieran. Una interpretación más literal: “no  escriba  nada  que  podría  ser  ruinoso  o  que pudiera dañar a otros”.  Es mejor ir a la segura.