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Iniciemos afirmando lo que ya todos sabemos, pero que de alguna forma no queremos admitir: los eventos físicos no pueden ser reemplazados ni homologados al 100% por aquellos de tipo virtual. ¿Por qué? Por muchas razones, como por ejemplo la conexión humana, donde principalmente la cercanía y el contacto físico han sido, a través del tiempo y de miles de intentos, imposibles de sustituir.

Además de eso, el ambiente que se forma en una sala de conferencias, en un teatro, un estadio, un concierto… ¿cómo podemos hacer que nuestra audiencia experimente esas emociones estando frente a una pantalla? Superémoslo, no se puede. ¿A lo mejor en un futuro a través de medios de realidad virtual (aka “virtual reality”)?

Y por si fuera poco, estando frente a nuestra computadora o herramienta tecnológica, tenemos muchísimas más distracciones que si nos encontráramos en el mismo lugar que nuestros peers, speakers e interlocutores.

Los eventos cambiaron de la noche a la mañana. De lo físico a lo virtual. De los hoteles y sitios de convenciones a los hogares. El reto más importante es el de homologar la experiencia de los eventos físicos en los eventos virtuales.

Pero entonces, ¿cómo realizar un evento virtual que sea exitoso, y que supere de alguna forma u otra todas las variables que juegan en nuestra contra?

“Comámonos el mundo a pedazos” – digo yo. Y en ese sentido, avancemos lentamente desgranando cada parte de lo que nos compete sobre este tema que puede ser muy amplio, pero que intentaré consolidar abordando las tres áreas clave que definen un evento virtual: la preparación, el evento y la tecnología.

A. La preparación

Debemos iniciar con el objetivo en mente. ¿Qué deseamos lograr al finalizar? Una cosa es hacer un evento para entretener a nuestra audiencia y otro es hacerlo sólo porque está de moda tener uno de música en vivo o de yoga o de wellness.

La preparación es el primer punto de este artículo porque a veces lo ignoramos, pero es el más importante. Preguntémonos:

  • ¿Cuál es nuestro objetivo o qué queremos lograr?
  • ¿Cómo vamos a alcanzarlo?
  • ¿Qué podemos hacer diferente? ¿Cómo podemos innovar?

Los 7 elementos clave a considerar en la preparación del evento son:

  1. Contenido:  qué  es lo que queremos comunicar? El storytelling no es solamente una moda, es una metodología increíble y de gran valor para contar historias, aunque sean sobre soluciones empresariales.
  2. Speakers: en un mundo virtual, los interlocutores no necesitan viajar, solo requieren de una buena conexión a internet. Por lo tanto,  aprovechemos y busquemos a los mejores sin importar el país en el que se encuentren!
  3. Agenda: las presentaciones y el tiempo total de la actividad debe ser más corto que si fuera un evento físico. Muchos buscan el día y la hora perfecta para la realización de su evento. Sin embargo, no hay receta para ello, ni momento perfecto. Depende del tipo de evento que se quiera hacer y de variables varias externas que no podemos controlar.
  4. Definición del formato:  van a ser presentaciones varias, panel con varios oradores, se van a habilitar preguntas por parte de la audiencia, se va a tener algún tipo de entretenimiento, va a existir oportunidad para que los asistentes interactúen entre sí  y/o con los speakers, se van a tener patrocinadores y si se van a tener, qué  se espera de ellos, qué  se les ofrecer  a cambio de sus recursos?
  5. Guion: al igual como se hace en un evento físico, en uno virtual se debe crear un guion, donde se tengan claro el detalle de la agenda, el desglose técnico que se requiere para hacer la actividad una realidad. En una actividad virtual, la tecnología puede ser aún más importante.
  6. Invitación y registro: una invitación con una imagen agradable, que muestre un poco de lo que vendra  y que lleve ala audiencia a querer registrarse a nuestro evento. El registro debe ser sencillo. Normalmente pedimos muchos datos, pero cuestion monos cu ntos son realmente necesarios.
  7. Pruebas: práctica, práctica, práctica. Lo que no se practica, no se mejora. Se recomienda una sesión de prueba con el fin de revisar el guión, las necesidades tecnológicas (incluyendo audio, imágenes y videos) y la coherencia de la agenda. 

Como resultado de esta sección, debemos realizar los ajustes y las mejoras que se hayan identificado.

B. El evento

En lo personal, considero que podemos resumir el evento en tres importantes aspectos a tomar en cuenta:

  1. Ejecución: conectarse al menos 30 minutos antes del inicio de la actividad, con el fin de realizar pruebas técnicas, de sonido y de proyección. Esta etapa consiste en realizar lo que se planeó, llevar control del tiempo y ajustar según sea el caso, y lo que está sucediendo en ese momento. Se debe ser lo suficientemente ágil como para hacer cambios basado en lo que estamos observando, inclusive si se trata de cambiar el guión.
  2. Interactividad y Espontaneidad: podemos generar que la audiencia interactúe mediante distintas alternativas como por ejemplo preguntas en vivo a los conferencistas, chats en vivo, “breakout rooms” virtuales, juegos o trivias, en las que pueden ganar premios, entretenimiento de música en vivo, clases de algún tipo, ejercicios, etc.
  3. El post – evento: la actividad terminó, pero no nuestra labor. Algunas de las acciones más comunes de seguimiento son:
  • Encuesta: de satisfacción de nuestros asistentes, tanto acerca del contenido, la agenda, los conferencistas, interés sobre nuestros, productos y soluciones, así como preguntas adicionales que deseemos realizarle a nuestra audiencia.
  • Documentos: compartir información que sea de interés para los asistentes, que puede ser desde la grabación del evento, las presentaciones que fueron expuestas, estudios, hojas técnicas o inclusive información específica sobre nuestros productos y servicios.
  • Contactos: obtener los datos de la audiencia, donde conozcamos si tienen o no interés en nuestras soluciones o en que los podamos apoyar de alguna manera.

C. La tecnología

Porque trabajo en la industria de tecnología, me encantaría decir que ésta es lo más importante del evento, pero estaría mintiendo. Está presente en gran parte o toda la actividad, desde la plataforma que se utiliza para el registro de los asistentes, hasta las soluciones que se utilizan para la ejecución, que en nuestro caso son Cisco Webex y Microsoft Teams.

Pero la tecnología realmente sí hace la diferencia, no solamente da vida al evento virtual, sino que puede brindar una experiencia única a los asistentes, mediante técnicas como el “gamification”, donde se dan insignias, premios, tarjetas de regalos, cupones, clases gratuitas, etc. a los ganadores.

Usemos la tecnología a nuestro favor, conquistando lo que tanto anhelamos a través de este tipo de eventos que es la conexión emocional con nuestra audiencia y la personalización.

En conclusión, es importante entender que los eventos tienen un objetivo comercial que no se puede perder de vista, ya sea dar a conocer un tema, una herramienta o una solución, capacitar o educar a las personas en distintos conceptos, hasta promover la marca (i.e. “brand awareness”). Para ello, y teniendo ese fin en mente, al finalizar el evento debemos evaluar si se cumplió o no con el propósito, contando con indicadores cuantitativos que nos brinden esta respuesta.

Además, la actividad no finaliza al cerrar la sesión, sino que debemos continuar alimentando esa comunidad que se creó para participar de la actividad. ¿Cómo hacer para que los contactos que participaron de nuestras actividades se mantengan interesados en nuestra marca? Ofrecerles razones para que sigan conectados con nosotros, como por ejemplo las clases y los documentos gratuitos, premiar fidelidades, hacerlos sentirse escuchados, entendidos y hasta más cerca de nuestra marca y de nuestros conferencistas, propiciar canales de comunicación tanto durante los eventos como posteriormente para que puedan contactarnos y cuenten con nuestro apoyo.

Y por último, la experiencia virtual tiene que estar en constante evolución. Los asistentes se aburren pronto de la misma dinámica de los eventos, de los mismos temas y de los mismos conferencistas. Hay que estar reinventándose constantemente en todo sentido, intentando sorprender a los participantes y hacer que vivan una experiencia única.


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