Para utilizar las funcionalidades completas de este sitio, es necesario tener JavaScript habilitado. Aquí están las instrucciones para habilitar JavaScript en tu navegador web .

Los colaboradores de las empresas invierten en promedio la cuarta parte de su semana de trabajo revisando y contestando emails, y a pesar de que estamos siempre atentos a la tecla de responder, es necesario revisar las reglas para eso. Debido al volumen de mensajes que leemos y escribimos, podríamos estar más propensos a cometer errores, y esos errores pueden tener serias consecuencias.

  • Incluya el asunto claro y conciso.

Ejemplos de un buen asunto son “la fecha de la reunión cambió”, “pregunta sobre su presentación”, “sugerencias  a  su  propuesta”.  Los  destinatarios abrirán el email basados en la línea de asunto. Escoja uno que le indique al lector que usted le está enviando preguntas o asuntos del negocio.

  • Que sus emails sean cortos.

No intimide a los destinatarios con mucho texto. Su mensaje debe ser fácil de leer. Si el email se va a extender, es mejor que incluya un adjunto.

  • La puntuación es importante, en los emails también.

Las comas, puntos, guiones y punto y coma – todos existen por una razón: hacen que sea más fácil entender el significado de una oración. No haga la vida más difícil y menos interesante para los destinatarios de sus emails. Preste alguna atención – no demasiada – a la puntuación.

  • Utilice los acrónimos con cuidado.

¿FYI? No todos saben cada acrónimo, y estas abreviaturas no ahorran tanto tiempo, así que:
- Utilice muy pocos acrónimos, y solamente aquellos que usted sabe que el destinatario conoce.
- No utilice acrónimos relacionados con religión, género, raza, etc.

  • Piénselo dos veces antes de oprimir “Responder a todos”.

Nadie quiere leer correos para 20 personas, que no tienen ninguna relación con su trabajo. Ignorarlos puede ser difícil, cuando recibimos notificaciones de nuevos mensajes en los teléfonos o si distraen con alerta en las pantallas de la computadora. No envíe un “responder a todos” a no ser que todas las personas en la lista deban recibir ese email.

  • Incluya la firma en el email.

Debe darle al lector alguna información sobre si mismo. Generalmente, se estila que indique su nombre completo, posición, nombre de la empresa y su información de contacto, incluyendo un número de teléfono. También puede agregar un poco de publicidad de si mismo, pero sin abusar con frases célebres o con dibujos.

Utilice el mismo tipo y tamaño de letra y color que utilizó para el email.

  • Utilice un saludo profesional.

No utilice expresiones coloquiales tales como, “chicos”, “a todos” o “amigos”.

Si va a escribir casual no debe afectar el saludo de su email. “Amigos”, es una manera informal de saludo y generalmente no se debe utilizar en el trabajo.  Y “a todos” tampoco está bien.   Utilice un “hola”.

También se aconseja no utilizar el diminutivo del nombre de la persona. Refiérase a “Hola Fernando”, a no ser que esté seguro de que la persona prefiere que lo llamen “Fer”

  • Utilice los signos de exclamación apropiadamente.

Si escoge usar un signo de exclamación, utilice solo uno para denotar emoción.

Nos podemos dejar llevar y colocar un número de signos de exclamación al final de las oraciones. El resultado puede ser muy emocional o inmaduro. Los signos de exclamación deben ser utilizados racionalmente en la escritura.

  • Tenga cuidado con el humor.

El humor puede fácilmente perderse en la transferencia sin el tono correcto o la expresión facial. En un intercambio profesional, es mejor dejar el humor fuera de los emails a no ser que usted y el receptor se conozcan bien. También, algo que usted piensa que es divertido podría no resultar divertido para alguien más.

Algo que se perciba como divertido cuando se habla puede ser interpretado muy diferente cuando se lee. Cuando tenga dudas, mejor no lo incluya.

  • Sepa que las personas de otras culturas hablan y escriben diferente.

Los errores de comunicación pueden ocurrir fácilmente debido a diferencias culturales, especialmente cuando escribimos, pues no podemos ver el lenguaje corporal de la otra persona. Acomode su mensaje de acuerdo con la cultura del receptor o de acuerdo con el conocimiento que tenga de esa persona.

Una buena regla para tener en cuenta es que en las culturas de alto contexto (Japonesa, Arabe o China) quieren conocerlo antes de hacer negocios con usted. Por lo tanto, puede ser común que los asociados de negocios de esos países sean más personales cuando escriben. Por otro lado, personas de culturas de bajo contexto (Alemana, Americana o Escandinava) prefieran ir al punto de inmediato.

  • Responda los emails, aunque hayan sido enviados a usted por error.

Es difícil responder a cada email que recibe, pero debe tratar de hacerlo. Esto incluye un correo que fue accidentalmente enviado a usted, especialmente si el que envía espera una respuesta. No se requiere que prepare una respuesta, pero es bueno como etiqueta de email, especialmente si la persona trabaja en la misma empresa o tipo de industria que usted.

Ejemplo de respuesta:  “sé que está muy ocupado, pero creo que este correo no es para mi, y quería que supiera para que lo pueda enviar a la persona correcta.”

  • Revise cada mensaje antes de enviar.

Sus errores no pasarán inadvertidos por los receptores del email, y dependiendo del receptor, será juzgado por cometerlos.

No se confíe del autocorrector. Lea y relea su correo un par de veces, preferiblemente en voz alta, antes de enviarlo.

Un supervisor quiso escribir “lamento el inconveniente”, y en vez de eso, por confiar el en autocorrector escribió “lamento el inconsciente”

  • Agregue las direcciones de correo al terminar.

No querrá enviar un email accidentalmente cuando aún no lo ha terminado de escribir y revisar, aún cuando esté respondiendo el mensaje, por precaución borre los destinatarios e insértelos cuando esté seguro de que el mensaje está listo para ser enviado.

  • Revise dos veces que escogió el destinatario correcto.

Debemos tener mucho cuidado cuando escribimos el nombre en la línea de “para”. Es fácil seleccionar el nombre incorrecto, que puede ser engorroso para usted y para la persona que recibe el correo por error.

  • Utilice un tipo de letra clásico.

“Purple Comic Sans” tiene un tiempo y lugar (¿tal vez?) pero para correspondencia, utilice tipos de letra, colores y tamaños de corte clásico.

Regla de oro: sus emails deben ser fáciles de leer para los demás.

Generalmente, es mejor usar tipo 10 o 12 puntos y el Arial, Calibri, o Times New Roman que son fáciles de leer. En relación con el color, el negro es la elección más segura.

  • Cuide el tono.

Al igual que las bromas se pueden confundir en la traducción, el tono se puede malentender sin el contexto; que se puede tener cuando se habla y se tienen expresiones faciales. De tal manera, es fácil que se pueda ser mas abrupto de lo que se intentó ser.   Si usted quiso decir “directo”, ellos pueden entender “enojado y brusco”

Para evitar malentendidos, lea el mensaje en voz alta antes de enviarlo “si suena rudo para usted, también tendrá el mismo efecto en el lector”.

Para mejores resultados, evite usar palabras negativas (“falla”, “incorrecto” ó “negligencia”), y siempre indique “por favor” y “gracias”.

  • No existe un email confidencial, piense dos veces antes de enviar la información.

Siempre recuerde lo que un exdirector de la CIA olvidó, cada correo electrónico deja una huella.

Una guía básica es asumir que otros verán lo que escribió, así que no escriba nada que no quisiera que otros vieran. Una interpretación más literal: “no  escriba  nada  que  podría  ser  ruinoso  o  que pudiera dañar a otros”.  Es mejor ir a la segura.
 


Compartir este artículo
GBM es reconocida Great Place to Work

27 Mayo, 2019 | En la más reciente gala de premiación realizada por el instituto Great Place To Work (GPTW) en la ciudad de Tegucigalpa, Honduras, GBM fue galardonada como una de las mejores multinacionales para trabajar en Centroamérica y El Caribe. Este reconocimiento otorgado por primera vez a la compañía, representa la percepción de más de 110.000 colaboradores de diferentes empresas de la región y destaca la innovación, creatividad y mejora continua que impulsa GBM para el bienestar y el desarrollo del talento dentro de su modelo de cultura y clima organizacional.  Entre las múltiples fortalezas que hicieron a GBM acreedora de este reconocimiento, destacan sus programas de formación continua tales como Top Talent y GBM Leader, las iniciativas de Responsabilidad Social Corporativa con impacto hacia lo interno como externo de la organización, así como estrategias de celebración que impulsa la compañía para el colaborador. La clave del éxito es nuestro talento Anualmente la compañía realiza estudios de clima organizacional con el fin de identificar fortalezas, así como áreas de mejora que permitan a los colaboradores vivir una experiencia enriquecedora, de crecimiento y estabilidad. “Para GBM, la evaluación de clima y cultura organizacional es un aspecto fundamental y uno de los principales mecanismos de comunicación con nuestros colaboradores. Año con año consideramos los resultados obtenidos para diseñar parte del plan estratégico. Ser la empresa líder en la gestión de tecnologías de información para la región centroamericana y del Caribe, no sería posible sin el talento humano con que contamos”, resaltó Ramón Aguilar, Presidente y CEO de GBM. En la actualidad, más de 1.600 colaboradores conforman la compañía que cuenta con operaciones en Panamá, Costa Rica, Nicaragua, Honduras, El Salvador, Guatemala y República Dominicana, Venezuela y Miami. En GBM el liderazgo participativo es clave para lograr el éxito. Por esta razón la firma busca alcanzar sus objetivos a través de planes de desarrollo en todos los niveles organizacionales. Sus líderes son personas que motivan y generan un ambiente positivo con el fin de impulsar en sus colaboradores el deseo y reto de aspirar a un mayor crecimiento y desarrollo tanto profesional como personal. Bajo este enfoque, buscan que sus colaboradores generen su propio crecimiento en la compañía, con una relación abierta y cercana que permita fortalecer sus competencias y detectar áreas de constante mejora. Los valores corporativos de GBM son: Confiabilidad, Transparencia, Disciplina y Coraje. La organización promueve en los colaboradores que conforman la compañía, prácticas relacionadas a trabajo colaborativo, agilidad, eficiencia y enfoque al cliente. Sobre Great Place To Work GPTW es un instituto especializado en realizar investigaciones sobre temas relacionados a clima y cultura organizacional, innovación, servicio al cliente, liderazgo, entre otras temáticas. Con más de 30 años de experiencia y alto reconocimiento mundial, a nivel centroamericano y del Caribe, tan solo en el 2018, 221 organizaciones fueron parte de investigaciones con el instituto; resultando en la percepción de más de 136.00  colaboradores.

Smart IT

27 Mayo, 2019 | En marzo se dieron cita más de 400 ejecutivos para conocer sobre las últimas tendencias que evolucionarán el mundo empresarial. Esto fue en el evento “Smart IT” organizado por GBM, el cual permitió la presentación de temas como: innovación acelerada con la nube híbrida, procesos inteligentes a través de SAP, además cómo evolucionar el sitio de trabajo con tecnología. El evento se realizó en Costa Rica y Panamá, el 07 y 21 de marzo respectivamente. Según Gabriela Hidalgo, Gerente de Mercadeo de GBM, la innovación de las empresas actualmente comienza con todo lo relacionado a temas de TI para modernizar sus prácticas de negocio, ser más eficientes, e impulsar el crecimiento de la productividad nacional. Hidalgo agregó que el uso de la inteligencia artificial en entornos empresariales se está revelando como una de las principales aportaciones de la digitalización para las organizaciones, al contar con herramientas tecnológicas que nos apoyen adecuadamente en nuestras labores diarias, así como en la toma de decisiones. En la agenda de “Smart IT” se desarrollaron 3 charlas tipo plenarias, incluyendo las conferencias de la empresa IDC de México, en donde se presentaron las tendencias de tecnología para el 2019 y el rol de los CIOs así como 9 sesiones simultáneas con diversidad de temas. Además, se incursionó en un espacio para reuniones de 30 minutos, en donde los asistentes revisaron temas con los conferencistas, los especialistas de GBM y los socios aliados. Durante el evento también hubo un panel de expertos para discusión de diversos temas tecnológicos y una sección de networking que generó espacios para negociaciones y fue el lugar propicio para que los ejecutivos de altas gerencias intercambiaran experiencias, socializaran y compartieran tiempo de esparcimiento. “Smart IT, convocó una audiencia interesada en conocer las novedades de la industria de TI, quienes deseaban actualizarse sobre las nuevas herramientas, metodologías y tendencias que trae la tecnología al mundo empresarial”, amplió Hidalgo.

Retos digitales, liderazgo a prueba

27 Mayo, 2019 | La digitalización de los negocios sigue avanzando y con ello, la presión de transformación sobre los líderes de todas las empresas de la región. Cada industria adopta un nombre para esta tendencia, industria 4.0 para manufactura, salud 4.0, Fintech para banca, Suretech para los seguros, no importa como se le nombre, para los líderes la pregunta siempre es la misma, ¿cómo las tecnologías digitales emergentes cambiarán la forma de hacer negocios en nuestra industria? Aunque la pregunta es genuina y hasta justificada, invita a quién la formula y a quién la escucha a pensar que la transformación digital se trata sobre tecnología y que el primero que utilice blockchain, inteligencia artificial o Internet de las cosas, por mencionar algunas tecnologías emergentes, será el que ganará en el mercado, lamentablemente esta lógica no es la correcta ya que la transformación digital no se trata sobre tecnología. Por supuesto, que entre los “ingredientes” a utilizar en una transformación digital están las tecnologías (algunas de ellas emergentes), pero decir que la transformación digital se trata sobre adoptar Internet de las cosas es como decir que el éxito de un restaurante de pasta radica en utilizar un nuevo tipo de tomate. Claro que los ingredientes son importantes pero el éxito de un restaurante radica en la experiencia que la gerencia quiera crear y en los exquisitos platos que su cocina pueda producir; lo mismo pasa con la transformación digital de las empresas y es en este punto donde inician las pruebas del liderazgo en la organización. Lo más difícil para el liderazgo de la empresa es definir una visión y estrategia digital clara en donde se articule, en palabras sencillas (que todos los colaboradores pueden entender), qué áreas del negocio se transformarán y cómo se ve ese estado digital futuro deseado de la empresa, por ejemplo las áreas de servicio al cliente usarán canales digitales (móviles, web) para responder lo más rápido posible las solicitudes de los clientes. Lo anterior puede ser claro de comunicar y tener una visión de negocio de ampliar y mejorar la experiencia del cliente para fidelizar el consumo de productos de la empresa, pero también tiene una probabilidad muy alta de causar miedo entre los colaboradores de perder sus empleos por la digitalización del trabajo con inteligencia artificial. Estos son algunos de los retos que enfrenta el liderazgo al definir una visión y estrategia digital. Las empresas locales aún tienen productos análogos que pagan las cuentas y en este punto es necesario que coexista lo análogo con lo digital mientras se transforman las fuentes de ingreso del negocio. Por ejemplo, una empresa puede tener un producto análogo muy exitoso que es utilizado por una población mayoritariamente baby boomers que su nivel de uso de tecnología es bajo y al mismo tiempo necesita transformar este producto para que sea más consumido por generaciones Z y Millenials. Esta “acrobacia” entre lo análogo y lo digital no es nada fácil y pone a temblar hasta los directores y máster de negocios más experimentados. Este reto lo conocen con mucho dolor los periódicos y las revistas, sin embargo la mayoría de las industrias ya están sintiendo la presión. El reto más grande para el liderazgo de las empresas locales es confiar en el talento interno (los cocineros) de la organización y darles la oportunidad de transformar las operaciones y/o los productos “análogos” a un nuevo estado digital que sorprenda a los clientes. Estos líderes tienen el reto de encontrar la mezcla correcta de capacidades qué van a salir a buscar en proveedores consultivos y tecnológicos y qué capacidades van a darle la oportunidad de desarrollar al talento interno. No hay receta correcta en este punto, dependerá del momento en el tiempo que se encuentre la empresa y de su estrategia digital. Uno de los retos más pesados que enfrentan las empresas de la región centroamericana, es convencer a los directivos más altos de la organización de invertir tiempo, dinero y recursos en iniciativas de innovación digital que experimenten con tecnologías emergentes para optimizar el negocio y crear nuevos productos. A diferencia de empresas grandes (internacionales) que entienden el valor estratégico de invertir un porcentaje de sus ingresos en innovación, las empresas locales todavía encuentran dificultades para justificar inversiones de este tipo y en la mayoría de los casos se debe a las presiones de generar resultados de negocio cada trimestre. Lo anterior, pone una camisa de fuerza a las empresas locales para iniciar su viaje de digitalización. Las iniciativas de innovación necesitan “respirar”, necesitan un tiempo para encontrar las áreas del negocio a impactar y la combinación correcta de tecnologías para generar ese impacto, lo anterior solo se logra con experimentación y luego de encontrar una “receta” correcta es necesario pasar un espacio de adopción de los clientes/usuarios. En todo ese tiempo los beneficios económicos para el negocio son nulos y esto es difícil de defender frente a los directores de las empresas. Otro de los retos que enfrenta el liderazgo es no caer en “el teatro de la innovación” en dónde se hacen eventos como ideathones, hackathons, o se hacen conferencias con “gurús” internacionales que al final del día no generan ningún impacto tangible en el negocio. Estos eventos y actividades pueden ser muy buenos impulsando la transformación digital cuando se alinean con objetivos de negocio claros. El “espejismo” tecnológico es una gran trampa para el liderazgo, ya que las empresas se dejan llevar por la idea que necesitan “adoptar” una tecnología emergente específica (digamos Blockchain) que lidere la transformación digital. Esto no solo es incorrecto desde la perspectiva técnica, ya que ninguna tecnología por sí sola puede crear un producto digital completo que impacte positivamente al negocio, sino que deja de lado la verdadera transformación que está liderada por iniciativas de negocio que crean nuevos productos, interacciones y experiencias digitales que sorprenden a los clientes para generar nuevos ingresos. Aunque pareciera contradictorio el hecho de que las empresas de la región centroamericana sean de un tamaño no tan grande, les entrega una autonomía ideal para experimentar con tecnologías emergentes como inteligencia artificial, cloud, Internet de las cosas y con ello encontrar la receta que permita la mejor combinación para potenciar sus operaciones con las realidades de los mercados donde se encuentran. Esto, sin duda es una oportunidad de las empresas locales para adoptar algunas características de startup y llevar productos innovadores al mercado más rápidamente, incluso compitiendo con ofertas de transnacionales o gigantes tecnológicos. En este punto estimado lector lo invito a reformularse la pregunta del inicio de este artículo de la siguiente forma: ¿cómo debo de cambiar mi negocio para resolver las necesidades que atendemos de nuestros clientes con interacciones y experiencias que los sorprendan utilizando tecnologías digitales? Al final del día la transformación digital no se trata sobre la tecnología, se trata de elevar la conexión humana por  medio de experiencias que aumenten la calidad de vida de los clientes respetando su privacidad digital.



Escribe un comentario